Sumedang, 7 November 2024 – Dalam upaya meningkatkan pengelolaan dan penataan arsip, Pemerintah Kabupaten Sumedang meluncurkan Sistem Manajemen Kearsipan (SIMAPAN). Sistem ini dirancang untuk mempermudah pengelolaan arsip secara elektronik dan diharapkan dapat meningkatkan efisiensi administrasi di seluruh perangkat daerah.
SIMAPAN dikembangkan pada Diklat PKP 4 yang berlangsung dari 28 Juli hingga 15 Desember 2022 di BPSDM Provinsi Jawa Barat. Proyek ini melibatkan kolaborasi Kasubbag Umum dan Keuangan pada Dinas Sosial Kabupaten Sumedang dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan serta Diskominfosanditik Kabupaten Sumedang.
Pupung, selaku Kasubbag Umum dan Keuangan pada Dinas Sosial Kabupaten Sumedang menyebutkan fitur inovatif SIMAPAN meliputi alur kearsipan yang baku, kode klasifikasi yang sesuai, penomoran otomatis, konversi dokumen ke format PDF secara otomatis, dan tata naskah dinas yang sesuai dengan peraturan. Sistem ini dirancang untuk menangani semua proses pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan hingga pemberkasan naskah.
“Sebelum penerapan SIMAPAN, pengelolaan arsip menghadapi berbagai kendala, seperti tidak adanya alur kearsipan yang baku dan proses penomoran manual. Namun, dengan hadirnya sistem ini, pengelolaan arsip diharapkan menjadi lebih sistematis dan terstandarisasi,” ujar Pupung dalam keterangan diterima redaksi.
SIMAPAN juga membawa sejumlah manfaat, seperti memudahkan proses penciptaan naskah, penomoran arsip yang lebih akurat, dan kemudahan dalam peminjaman serta verifikasi arsip. Sistem ini akan diimplementasikan di 55 SKPD, 26 kecamatan, dan 7 kelurahan, serta diharapkan dapat menjangkau 270 desa di Kabupaten Sumedang ke depannya.
“Inovasi ini didukung oleh Kepala Dinas Sosial Kabupaten Sumedang sebagai pimpinan, didukung oleh Herman Suryatman yang sekarang Sekda Jabar, para 29 Kepala SKPD Kabupaten Sumedang, 26 Kecamatan serta 7 Kelurahan. Harapan kedepannya inovasi ini bisa berkelanjutan dan bisa diimplementasikan di 270 Desa se Kabupaten Sumedang,” pungkas dia.
Kepala Dinas Sosial Kabupaten Sumedang dan pihak terkait menegaskan pentingnya inovasi ini untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, aman, dan sesuai regulasi. Dengan SIMAPAN, arsip-arsip penting diharapkan dapat tersimpan dengan baik, mendukung kelancaran administrasi, dan meningkatkan pelayanan publik di era digitalisasi. ***
